Quels documents un détaillant peut-il demander à un grossiste ? Déclarations CE, rapports d'essai, certificats halal et factures

Pourquoi un détaillant doit-il collecter des documents auprès de ses fournisseurs ?

Parce que la loi fait peser une partie de la responsabilité sur vous. Selon la directive 2009/48/CE relative à la sécurité des jouets, les distributeurs, c'est-à-dire tout magasin qui vend des jouets, doivent agir « avec la diligence requise ». Avant de mettre un jouet à disposition, ils vérifient qu'il porte le marquage CE, que les documents et informations de sécurité requis dans la langue locale sont présents, et que le fabricant et l'importateur ont respecté leurs obligations d'étiquetage. Si une autorité de surveillance du marché le demande, les distributeurs doivent fournir les informations et documents dont ils disposent pour démontrer qu'un jouet est conforme.

Il y a aussi des raisons pratiques : les places de marché demandent des preuves de conformité ou d'origine, les clients demandent si un squishy a été testé, et un dossier complet vous permet de réagir rapidement si un produit est un jour cité dans une alerte.

Que contient une déclaration UE de conformité pour les jouets ?

La déclaration de conformité est l'attestation formelle du fabricant selon laquelle un jouet répond aux exigences de l'UE. Elle est établie sous la seule responsabilité du fabricant, qui doit la conserver, avec la documentation technique, pendant 10 ans après la mise sur le marché du jouet (article 4 de la directive 2009/48/CE).

L'annexe III de la directive fixe le contenu de la déclaration : un numéro d'identification unique du jouet ; le nom et l'adresse du fabricant ou de son mandataire ; la mention qu'elle est établie sous la seule responsabilité du fabricant ; l'objet de la déclaration avec une image en couleur suffisamment nette pour identifier le jouet ; la déclaration de conformité avec la législation de l'UE applicable ; les références des normes harmonisées ou autres spécifications utilisées ; le cas échéant, l'organisme notifié concerné ; ainsi que le lieu et la date d'établissement avec le nom, la fonction et la signature.

Lorsque vous recevez une déclaration, comparez-la avec le produit que vous avez en main. L'image, le nom de l'article et le fabricant correspondent-ils à l'emballage ? Renvoie-t-elle aux règles sur les jouets et, en général, aux normes de la série EN 71 ? Une déclaration pour un article similaire d'un autre fabricant ne vous est d'aucune aide.

Un changement approche. Selon la Commission européenne, le nouveau règlement (UE) 2025/2509 relatif à la sécurité des jouets est entré en vigueur le 1er janvier 2026 et s'applique à partir du 1er août 2030, date à laquelle il remplace la directive. Demandez à vos fournisseurs comment leur documentation va évoluer ; d'ici là, la déclaration prévue par la directive reste la référence.

Qu'est-ce qu'un rapport d'essai, et comment le lire ?

Un rapport d'essai documente des essais en laboratoire sur des échantillons d'un produit. Pour les jouets, les laboratoires testent généralement selon les normes harmonisées EN 71, par exemple EN 71-1 pour les propriétés mécaniques et physiques, EN 71-2 pour l'inflammabilité et EN 71-3 pour la migration de certains éléments. La Commission européenne publie une liste récapitulative des normes harmonisées sur les jouets dont les références donnent une présomption de conformité ; la version en vigueur en novembre 2026 date du 12 septembre 2025.

Vérifiez cinq éléments sur tout rapport : le nom du laboratoire, le numéro et la date du rapport, la description et la photo de l'échantillon testé, les normes et parties testées, et le résultat global. Un rapport qui a testé une autre couleur ou une autre taille d'un article peut rester pertinent, mais demandez au fournisseur d'expliquer le lien avec votre article.

Les rapports d'essai font partie de la documentation technique du fabricant, et la loi n'oblige personne à les remettre aux détaillants. De nombreux fournisseurs les partagent quand même, car cela accélère les vérifications des places de marché et les questions des clients. Notre guide sur les règles européennes sur les jouets pour les squishies explique quelles étiquettes et quels avertissements vérifier sur le produit lui-même.

Quels documents existent pour les snacks et les boissons ?

Pour les denrées préemballées, le document le plus important est l'étiquette elle-même. L'article 9 du règlement (UE) n° 1169/2011 énumère les mentions obligatoires, parmi lesquelles la dénomination de la denrée, les ingrédients, les allergènes, la quantité nette, la date de durabilité minimale ou la date limite de consommation, les conditions de conservation, le nom et l'adresse de l'exploitant du secteur alimentaire responsable et une déclaration nutritionnelle. Selon la Commission européenne, ces règles s'appliquent depuis le 13 décembre 2014, et les mêmes exigences d'étiquetage valent que la denrée soit vendue en magasin ou en ligne.

Au-delà de l'étiquette, vous pouvez demander une spécification produit avec les ingrédients, les allergènes, les valeurs nutritionnelles et la durée de conservation, pratique pour créer des fiches en ligne, ainsi que des certificats tels que le halal lorsque le fabricant en détient. La vérification d'un certificat halal est traitée dans notre guide sur les snacks halal en gros.

Pour les snacks importés, regardez aussi la langue et les avertissements relatifs aux additifs ; notre article sur l'étiquetage alimentaire de l'UE pour les snacks importés entre dans le détail. Pour les canettes achetées en Allemagne, le marquage de consigne compte si vous vendez à l'étranger.

Que doit contenir la facture du grossiste ?

La facture est le document dont vous aurez le plus souvent besoin : pour votre comptabilité, pour les vérifications des places de marché et comme preuve de l'origine des marchandises. Elle doit indiquer les noms et adresses complets des deux entreprises, la date, un numéro unique, les marchandises avec les quantités et les montants. Pour une livraison exonérée de TVA depuis l'Allemagne vers une entreprise d'un autre pays de l'UE, le droit allemand (§ 14a UStG) exige en outre les numéros de TVA intracommunautaire du fournisseur et du client, ainsi qu'une facture émise au plus tard le 15 du mois suivant la livraison.

Le détail des numéros de TVA intracommunautaire, des preuves de livraison et des états récapitulatifs est expliqué dans notre guide sur les formalités du commerce de gros dans l'UE ; nous ne le répétons donc pas ici. Demandez à votre conseiller fiscal combien de temps vous devez conserver les factures dans votre pays.

Quels documents pour quel groupe de produits ? Une liste de contrôle

Jouets et squishies : déclaration UE de conformité ; rapports d'essai selon EN 71 si disponibles ; à vérifier sur le produit : marquage CE, fabricant et, pour les produits hors UE, nom et adresse de l'importateur, numéro de type ou de lot, avertissements d'âge dans la langue locale.

Snacks et nouilles : étiquette dans une langue que vos clients comprennent, spécification produit sur demande, dates de durabilité minimale à la réception, certificats tels que le halal uniquement lorsqu'ils existent pour l'article précis.

Boissons : les mêmes documents alimentaires, avec une attention aux marquages de consigne et aux avertissements relatifs à la caféine le cas échéant.

Articles d'impulsion non alimentaires comme les cure-dents aromatisés : nom et adresse du fabricant sur l'emballage, ingrédients tels qu'indiqués par le fabricant, aucune allégation de santé.

Pour chaque commande : facture, bon de livraison et, pour les livraisons dans l'UE, la preuve de livraison convenue.

Comment demander des documents sans ralentir votre commande ?

Demandez avant votre première commande, pas après l'arrivée de la marchandise. Désignez les articles par numéro d'article ou EAN et précisez à quoi vous servent les documents, par exemple une vérification de place de marché, un client dans un pays particulier ou un contrôle. Le fournisseur peut ainsi vous envoyer tout de suite la bonne version.

Tenez un dossier simple par fournisseur et par produit, notez la date de réception de chaque document et programmez un rappel pour tout ce qui a une date d'expiration. Les traductions ne sont pas automatiques : si un document n'existe qu'en anglais ou dans la langue du fabricant, demandez si une autre version est disponible avant d'en promettre une à un client ou à une autorité.

Quels documents MDH fournit-il ?

MDH travaille directement avec les fabricants, pour Takis avec Barcel, et la gamme est destinée au marché unique de l'UE. Sur demande, nous fournissons des déclarations de conformité CE et des rapports d'essai pour nos jouets et squishies, des certificats halal pour Samyang Buldak, ainsi que des factures avec les coordonnées complètes de l'entreprise par e-mail. Pour les autres marques, nous obtenons les certificats et attestations auprès du fabricant ou du distributeur lorsque vous nous le demandez. Nous ne prétendons pas que des étiquettes existent dans toutes les langues ; indiquez-nous le pays et nous vous aiderons avec les documents disponibles.

MDH vend uniquement aux professionnels. Ouvrez un compte professionnel avec votre justificatif d'activité professionnelle ; les entreprises de l'UE disposant d'un numéro de TVA intracommunautaire valide achètent sans TVA allemande ; la validation du compte prend généralement 1 à 2 jours ouvrés. Les demandes particulières, de quantités précises à des documents pour un pays donné, sont les bienvenues : écrivez à info@mdh-distribution.com ou envoyez un message WhatsApp au +49 1556 3188241.

Sources

• Directive 2009/48/EC on the safety of toys, Annex III EC declaration of conformity (legislation.gov.uk)
• Directive 2009/48/EC, Article 4 Obligations of manufacturers (legislation.gov.uk)
• Directive 2009/48/EC, Article 7 Obligations of distributors (legislation.gov.uk)
• Toy safety – legislation: Directive 2009/48/EC and Regulation (EU) 2025/2509 (European Commission)
• Harmonised standards for toy safety, summary list (European Commission, as of 12 September 2025)
• Regulation (EU) No 1169/2011, Article 9 List of mandatory particulars, as adopted (legislation.gov.uk)
• Food information to consumers – legislation (European Commission, DG SANTE)
• § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen (Bundesministerium der Justiz)