Welche Unterlagen können Händler beim Großhändler anfordern? CE-Erklärungen, Prüfberichte, Halal-Zertifikate und Rechnungen

Warum sollten Händler überhaupt Unterlagen von Lieferanten sammeln?

Weil das Gesetz einen Teil der Verantwortung bei Ihnen sieht. Nach der Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG müssen Händler, also jeder Laden, der Spielzeug verkauft, „mit der gebührenden Sorgfalt“ handeln. Bevor sie ein Spielzeug anbieten, prüfen sie, ob es die CE-Kennzeichnung trägt, ob die nötigen Unterlagen sowie Sicherheitsinformationen in der Landessprache beiliegen und ob Hersteller und Einführer ihre Kennzeichnungspflichten erfüllt haben. Auf Verlangen der Marktüberwachung müssen Händler die Informationen und Unterlagen vorlegen, mit denen sich die Konformität belegen lässt.

Dazu kommen praktische Gründe. Marktplätze verlangen von Verkäufern Nachweise zu Konformität oder Herkunft, Kunden fragen, ob ein Squishy geprüft oder ein Snack halal ist, und mit einem vollständigen Ordner reagieren Sie viel schneller, falls ein Produkt einmal in einer Warnmeldung auftaucht. Unterlagen, die Sie zu Beginn einholen, kosten Minuten; Unterlagen, denen Sie nach einer Beschwerde hinterherlaufen, kosten Tage.

Was steht in einer EU-Konformitätserklärung für Spielzeug?

Die Konformitätserklärung ist die förmliche Erklärung des Herstellers, dass ein Spielzeug die EU-Anforderungen erfüllt. Er stellt sie in alleiniger Verantwortung aus und muss sie zusammen mit den technischen Unterlagen 10 Jahre lang ab dem Inverkehrbringen aufbewahren (Artikel 4 der Richtlinie 2009/48/EG).

Anhang III der Richtlinie legt den Inhalt fest: eine eindeutige Kennnummer des Spielzeugs; Name und Anschrift des Herstellers oder seines Bevollmächtigten; den Hinweis, dass die Erklärung in alleiniger Verantwortung des Herstellers ausgestellt wird; den Gegenstand der Erklärung mit einem Farbbild, auf dem das Spielzeug erkennbar ist; die Erklärung der Übereinstimmung mit den einschlägigen EU-Vorschriften; die angewandten harmonisierten Normen oder sonstigen Spezifikationen; gegebenenfalls die beteiligte notifizierte Stelle; sowie Ort und Datum der Ausstellung mit Name, Funktion und Unterschrift.

Vergleichen Sie eine erhaltene Erklärung mit dem Produkt in Ihrer Hand. Passen Bild, Artikelname und Hersteller zur Packung? Verweist sie auf die Spielzeugvorschriften und typischerweise auf Normen der Reihe EN 71? Eine Erklärung für einen ähnlich aussehenden Artikel eines anderen Herstellers hilft Ihnen nicht.

Es kommt eine Änderung. Die neue Spielzeugverordnung (EU) 2025/2509 ist laut EU-Kommission seit Anfang 2026 in Kraft und gilt ab dem 1.8.2030; dann löst sie die Richtlinie ab. Fragen Sie Ihre Lieferanten, wie sich deren Unterlagen ändern werden. Bis dahin bleibt die Erklärung nach der Richtlinie der Maßstab.

Was ist ein Prüfbericht, und wie lesen Sie ihn?

Ein Prüfbericht dokumentiert Laborprüfungen an Mustern eines Produkts. Bei Spielzeug prüfen Labore meist nach den harmonisierten Normen EN 71, etwa EN 71-1 für mechanische und physikalische Eigenschaften, EN 71-2 für Entflammbarkeit und EN 71-3 für die Migration bestimmter Elemente. Die EU-Kommission veröffentlicht eine Übersicht der harmonisierten Spielzeugnormen, deren Fundstellen eine Konformitätsvermutung auslösen; die im November 2026 aktuelle Fassung trägt das Datum 12. September 2025.

Prüfen Sie bei jedem Bericht fünf Punkte: Name des Labors, Berichtsnummer und Datum, Beschreibung und Foto des geprüften Musters, geprüfte Normen und Teile sowie das Gesamtergebnis. Ein Bericht über eine andere Farbe oder Größe eines Artikels kann trotzdem relevant sein; lassen Sie sich vom Lieferanten erklären, wie er sich auf Ihren Artikel bezieht.

Prüfberichte gehören zu den technischen Unterlagen des Herstellers, und das Gesetz verpflichtet niemanden, sie an Händler weiterzugeben. Viele Lieferanten teilen sie trotzdem, weil das Marktplatzprüfungen und Kundenfragen beschleunigt. Welche Kennzeichnungen und Warnhinweise Sie am Produkt selbst prüfen, erklärt unser Ratgeber zu EU-Spielzeugregeln für Squishies.

Welche Unterlagen gibt es für Snacks und Getränke?

Bei verpackten Lebensmitteln ist das wichtigste Dokument das Etikett selbst. Artikel 9 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 nennt die Pflichtangaben, darunter Bezeichnung, Zutaten, Allergene, Nettofüllmenge, Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum, Aufbewahrungsbedingungen, Name und Anschrift des verantwortlichen Lebensmittelunternehmers sowie die Nährwertdeklaration. Laut EU-Kommission gelten diese Regeln seit dem 13. Dezember 2014, und zwar gleich, ob im Laden oder online verkauft wird.

Über das Etikett hinaus können Sie eine Produktspezifikation mit Zutaten, Allergenen, Nährwerten und Haltbarkeit anfragen, die beim Anlegen von Online-Angeboten hilft, und Zertifikate wie halal, sofern der Hersteller sie hat. Wie Sie ein Halal-Zertifikat prüfen, steht im Ratgeber Halal-Snacks im Großhandel.

Bei Importsnacks achten Sie außerdem auf Sprache und Warnhinweise zu Zusatzstoffen; Details stehen in unserem Beitrag zur Kennzeichnung importierter Snacks. Bei in Deutschland gekauften Dosengetränken spielt die Pfandkennzeichnung eine Rolle, wenn Sie im Ausland verkaufen.

Was muss auf der Großhandelsrechnung stehen?

Die Rechnung brauchen Sie am häufigsten: für die Buchhaltung, für Marktplatzprüfungen und als Herkunftsnachweis. Darauf gehören vollständige Namen und Anschriften beider Unternehmen, Datum, eine eindeutige Nummer, die Ware mit Mengen und die Beträge. Bei einer steuerfreien Lieferung von Deutschland an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land verlangt § 14a UStG zusätzlich die USt-IDs von Lieferant und Kunde und die Ausstellung bis zum 15. Tag des Folgemonats.

Einzelheiten zu USt-ID, Gelangensnachweis und Zusammenfassender Meldung erklärt unser Ratgeber zu Belegen beim EU-Einkauf; wir wiederholen sie hier nicht. Wie lange Sie Rechnungen in Ihrem Land aufbewahren müssen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Welche Unterlagen passen zu welcher Warengruppe? Eine Checkliste

Spielzeug und Squishies: EU-Konformitätserklärung; Prüfberichte nach EN 71, soweit vorhanden; am Produkt prüfen: CE-Kennzeichnung, Hersteller und bei Ware von außerhalb der EU Name und Anschrift des Einführers, Typ- oder Chargennummer, Altershinweise in der Landessprache.

Snacks und Nudeln: Etikett in einer Sprache, die Ihre Kunden verstehen, Produktspezifikation auf Anfrage, Mindesthaltbarkeit beim Wareneingang, Zertifikate wie halal nur, wo es sie für genau diesen Artikel gibt.

Getränke: dieselben Lebensmittelunterlagen, dazu Pfandkennzeichnung und gegebenenfalls Koffein-Warnhinweise.

Non-Food-Impulsartikel wie Zahnstocher mit Geschmack: Name und Anschrift des Herstellers auf der Packung, Zutaten laut Hersteller, keine Gesundheitsaussagen.

Jede Bestellung: Rechnung, Lieferschein und bei EU-Lieferungen der vereinbarte Gelangensnachweis.

Wie fordern Sie Unterlagen an, ohne die Bestellung aufzuhalten?

Fragen Sie vor der ersten Bestellung, nicht erst nach dem Wareneingang. Nennen Sie die Artikel mit Artikelnummer oder EAN und sagen Sie, wofür Sie die Unterlagen brauchen, etwa für eine Marktplatzprüfung, einen Kunden in einem bestimmten Land oder eine Kontrolle. Dann kann der Lieferant gleich die richtige Fassung schicken.

Führen Sie einen einfachen Ordner pro Lieferant und Produkt, notieren Sie das Eingangsdatum jedes Dokuments und setzen Sie sich eine Erinnerung für alles mit Ablaufdatum. Übersetzungen gibt es nicht automatisch: Liegt ein Dokument nur auf Englisch oder in der Sprache des Herstellers vor, fragen Sie nach einer anderen Fassung, bevor Sie sie einem Kunden oder einer Behörde zusagen.

Welche Unterlagen stellt MDH bereit?

MDH kauft über offizielle Vertriebswege ein, das Sortiment ist für den EU-Binnenmarkt gedacht. Auf Anfrage erhalten Sie CE-Konformitätserklärungen und Prüfberichte für unsere Spielwaren und Squishies, Halal-Zertifikate für Samyang Buldak und Rechnungen mit vollständigen Firmendaten per E-Mail. Für andere Marken wie Takis holen wir Zertifikate und Erklärungen auf Wunsch beim Hersteller oder Distributor ein. Etiketten in jeder Sprache versprechen wir nicht; nennen Sie uns das Land, und wir helfen mit den vorhandenen Unterlagen.

MDH verkauft nur an Gewerbekunden. Eröffnen Sie ein Händlerkonto mit Gewerbenachweis und, bei EU-Unternehmen, gültiger USt-ID; die Freischaltung dauert meist 1–2 Werktage. Sonderwünsche, von bestimmten Mengen bis zu Unterlagen für ein bestimmtes Land, sind willkommen: per E-Mail an info@mdh-distribution.com oder per WhatsApp an +49 1556 3188241.

Quellen

• Directive 2009/48/EC on the safety of toys, Annex III EC declaration of conformity (legislation.gov.uk)
• Directive 2009/48/EC, Article 4 Obligations of manufacturers (legislation.gov.uk)
• Directive 2009/48/EC, Article 7 Obligations of distributors (legislation.gov.uk)
• Toy safety – legislation: Directive 2009/48/EC and Regulation (EU) 2025/2509 (European Commission)
• Harmonised standards for toy safety, summary list (European Commission, as of 12 September 2025)
• Regulation (EU) No 1169/2011, Article 9 List of mandatory particulars, as adopted (legislation.gov.uk)
• Food information to consumers – legislation (European Commission, DG SANTE)
• § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen (Bundesministerium der Justiz)