Als EU-Unternehmen in Deutschland einkaufen: Rechnung, USt-ID-Prüfung und Gelangensnachweis

Was braucht ein deutscher Lieferant vom Käufer aus der EU?

Ob ein deutscher Großhändler ohne Umsatzsteuer liefern darf, hängt an drei Bedingungen: Sie kaufen als Unternehmen, Sie verwenden eine gültige USt-ID aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, und die Ware gelangt tatsächlich von Deutschland in ein anderes EU-Land. Seit dem 1. Januar 2020 ist die gültige USt-ID nach § 6a UStG eine echte Voraussetzung der Steuerbefreiung und nicht nur eine Formalie im Bestellformular.

Meist verlangen Lieferanten zusätzlich einen Nachweis über Ihr Unternehmen, etwa einen Auszug aus dem nationalen Register, und eine Lieferadresse in dem Land, das Ihre USt-ID vergeben hat. Wie USt-IDs aufgebaut sind, wie VIES funktioniert und was hinter Reverse Charge steckt, erklärt unser Ratgeber Einkaufen mit USt-ID. Hier geht es einen Schritt weiter, um die Belege hinter jeder einzelnen Bestellung.

Ein Tipp, der Zeit spart: Registrieren Sie sich mit genau dem Firmennamen und der Anschrift, die Ihre Steuerbehörde zu Ihrer USt-ID gespeichert hat. Wenn Sie unter einem anderen Namen auftreten, geben Sie beide an. Abweichungen zwischen Kundenkonto, Rechnung und Steuerregister sind der häufigste Grund für Rückfragen.

Was muss auf der Rechnung eines deutschen Großhändlers stehen?

§ 14 Abs. 4 UStG zählt die Pflichtangaben auf. Dazu gehören vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Kunde, die Steuernummer oder USt-ID des Lieferanten, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, der Zeitpunkt der Lieferung, das Nettoentgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung kommen nach § 14a Abs. 3 UStG zwei Punkte hinzu: Auf der Rechnung stehen beide USt-IDs, die des Lieferanten und Ihre, und sie muss bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt sein. Der Befreiungshinweis lautet in der Regel auf eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung; viele Lieferanten nennen zusätzlich die Rechtsgrundlage.

Prüfen Sie jede Rechnung gleich beim Eingang. Ist Ihre USt-ID richtig gedruckt? Sind die Artikelbezeichnungen so genau, dass sie zu Ihrer Warenwirtschaft passen? Ist keine deutsche Mehrwertsteuer ausgewiesen? Im selben Monat ist ein Fehler schnell korrigiert, nach Abgabe Ihrer eigenen Steuererklärung wird es mühsam.

Wie wird die USt-ID geprüft, und warum sollten Sie selbst nachsehen?

Lieferanten prüfen die USt-ID ihrer Kunden über VIES, den Online-Dienst der EU-Kommission, der die nationalen Steuerdatenbanken abfragt. Deutsche Unternehmen können sich außerdem vom Bundeszentralamt für Steuern bestätigen lassen, ob eine Nummer gültig ist und auf welchen Namen und welche Anschrift sie vergeben wurde (§ 18e UStG). Sorgfältige Lieferanten dokumentieren jede Abfrage mit Datum.

Für Sie als Käufer zählt vor allem: Die Nummer muss an jedem Liefertag gültig sein, nicht nur bei der Kontoeröffnung. Wird Ihre USt-ID entzogen oder ersetzt, etwa nach einem Wechsel der Rechtsform, informieren Sie Ihre Lieferanten sofort. Sonst müssen Rechnungen womöglich mit deutscher Mehrwertsteuer neu ausgestellt werden.

Warum verlangt der Lieferant einen Gelangensnachweis?

Der deutsche Lieferant muss belegen können, dass die Ware wirklich in ein anderes EU-Land gelangt ist, denn davon hängt die Steuerbefreiung ab. Das übliche Dokument ist die Gelangensbestätigung nach § 17b UStDV. Sie enthält Ihren Namen und Ihre Anschrift, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Ort und Monat des Erhalts sowie das Ausstellungsdatum und wird von Ihnen oder einer beauftragten Person unterschrieben.

Die Vorschrift lässt Spielraum. Wird die Bestätigung elektronisch aus Ihrem eigenen Verfügungsbereich verschickt, ist keine Unterschrift nötig, und eine Sammelbestätigung kann die Lieferungen von bis zu einem Quartal abdecken. Statt der Gelangensbestätigung kommen auch Versendungsbelege in Frage, etwa ein CMR-Frachtbrief, eine Spediteursbescheinigung oder der Zustellnachweis eines Paketdienstes.

Holen Sie die Ware selbst ab, ändert sich die Lage. Dann hat der Lieferant keine eigenen Versandpapiere und braucht Ihre schriftliche Erklärung. Nach den EU-Durchführungsvorschriften (Artikel 45a der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011) soll die Erklärung des Erwerbers bis zum zehnten Tag des Folgemonats vorliegen. Fehlt der Nachweis, muss der Lieferant unter Umständen doch deutsche Umsatzsteuer berechnen.

MDH liefert in alle EU-Länder; wenn wir Versandart, Kosten und Laufzeit mit Ihnen abstimmen, klären wir gleich mit, welcher Nachweis verwendet wird. Holen Sie mit eigener Spedition im Lager Mettmann ab, sollte die Bestätigung bereitliegen, bevor das Fahrzeug den Hof verlässt.

Was meldet der Lieferant an das Finanzamt?

Jede innergemeinschaftliche Lieferung erscheint außerdem in der Zusammenfassenden Meldung des Lieferanten. Nach § 18a UStG ist sie bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Monats abzugeben; wer nicht mehr als 50.000 Euro innergemeinschaftliche Lieferungen pro Quartal hat, darf vierteljährlich melden.

Die Meldung enthält Ihre USt-ID und den Wert der an Sie gelieferten Ware. Die Steuerverwaltungen tauschen diese Daten innerhalb der EU aus, sodass Ihr Finanzamt sie mit den von Ihnen erklärten Erwerben abgleichen kann. Das deutsche Recht knüpft die Steuerbefreiung zudem an eine korrekte Zusammenfassende Meldung. Auch deshalb nehmen Lieferanten die USt-ID so genau.

Wie versteuern Sie den Einkauf im eigenen Land?

Bei Ihnen ist der Einkauf ein innergemeinschaftlicher Erwerb. Sie geben ihn in Ihrer eigenen Umsatzsteuererklärung an und berechnen die Steuer zum Satz Ihres Landes. Ist Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie denselben Betrag in der Regel in derselben Erklärung wieder abziehen; im Ergebnis bleibt dann oft nichts übrig.

Die Einzelheiten unterscheiden sich je nach Land: welche Felder auszufüllen sind, ob zusätzliche Meldungen gelten und was bei Kleinunternehmerregelungen oder fehlendem Vorsteuerabzug passiert. In diesen Fällen kann die Erwerbsteuer zu echten Kosten werden. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater vor der ersten Bestellung, nicht danach.

Legen Sie zu jeder Bestellung Rechnung, Gelangensnachweis und VIES-Abfrage zusammen ab. Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen, regelt das Recht Ihres Landes; oft sind es mehrere Jahre.

Verkauf über Amazon oder eBay: Welche Rechnung taugt als Herkunftsnachweis?

Marktplätze fordern von Verkäufern manchmal Einkaufsrechnungen an, zum Beispiel bei der Freischaltung für eingeschränkte Marken oder Kategorien oder wenn ein Angebot beanstandet wird. Die Anforderungen sind je Plattform verschieden und ändern sich, lesen Sie daher die aktuellen Regeln in Ihrem Verkäuferkonto. Immer wieder genannt werden: Die Rechnung sollte aktuell sein, auf den exakten Firmennamen und die Anschrift des Verkäuferkontos lauten und von einem Lieferanten stammen, dessen Angaben sich überprüfen lassen.

Eine ordnungsgemäße Rechnung nach deutschem Recht deckt die steuerliche Seite ab: vollständige Lieferantendaten, Ihre Firmendaten, Artikelbezeichnungen und Mengen. Ob eine Plattform sie akzeptiert, entscheidet allein die Plattform. Kein Großhändler kann eine Freischaltung zusagen, auch MDH nicht. Liefern lassen können Sie unsere Ware aber direkt an das Fulfillment-Lager Ihres Dienstleisters oder Marktplatzes, auch im EU-Ausland; die Lageradresse und die Anlieferbedingungen nennen Sie bei der Bestellung. Mehr zum Wiederverkauf im Netz lesen Sie im Ratgeber für Online-Händler.

Großbritannien, Schweiz und Norwegen: Was ist außerhalb der EU anders?

Lieferungen nach Großbritannien, in die Schweiz oder nach Norwegen sind Ausfuhren und keine innergemeinschaftlichen Lieferungen. Statt der USt-ID-Regeln gilt Zollrecht. Ausführer brauchen eine EORI-Nummer, die der deutsche Zoll kostenlos vergibt und die in der ganzen EU gilt. Seit dem 1. Oktober 2026 wird sie über das Zollportal beantragt, das Papierformular nur noch in Ausnahmefällen angenommen.

Nach Angaben der IHK Düsseldorf (Stand Dezember 2023) können Sendungen bis 1.000 Euro Wert und höchstens 1.000 kg Eigenmasse mündlich bei der Zollstelle angemeldet werden; darüber ist eine elektronische Ausfuhranmeldung nötig. Die Einfuhr übernimmt der Käufer, einschließlich Einfuhrumsatzsteuer und etwaiger Zölle. Für Einfuhren nach Großbritannien verlangt die britische Regierung eine EORI-Nummer, die mit GB beginnt.

Händler aus der Schweiz und anderen Nicht-EU-Ländern kontaktieren MDH vor der Registrierung per E-Mail oder WhatsApp; Lieferung und Ausfuhr klären wir im Einzelfall. Unternehmen aus EU-Ländern können direkt ein Händlerkonto anlegen, die Freischaltung dauert meist 1–2 Werktage.

Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 02.11.2026)
• § 14a UStG – Rechnungen in besonderen Fällen (Bundesministerium der Justiz, abgerufen 02.11.2026)
• § 17b UStDV – Gelangensnachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (Bundesministerium der Justiz, abgerufen 02.11.2026)
• § 18a UStG – Zusammenfassende Meldung (Bundesministerium der Justiz, abgerufen 02.11.2026)
• VIES – VAT number validation (European Commission, abgerufen 02.11.2026)
• EORI-Nummer (Generalzolldirektion, zoll.de, abgerufen 02.11.2026)
• Zollabwicklung bei Kleinsendungen unter 1.000 Euro (IHK Düsseldorf, Stand Dezember 2023)
• Import goods into the UK: step by step (UK Government, gov.uk, abgerufen 02.11.2026)