Im deutschen Großhandel einkaufen mit USt-ID: VIES und Reverse Charge erklärt

Was ist eine USt-ID und wie sieht sie aus?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-ID, ist eine Nummer für Unternehmen, die Waren oder Leistungen mit Firmen in anderen EU-Ländern austauschen. Sie ist nicht dasselbe wie die nationale Steuernummer, auch wenn beide in manchen Ländern ähnlich aussehen.

Jede USt-ID beginnt mit dem Länderkürzel. Danach folgt eine Zeichenfolge, deren Aufbau je nach Land unterschiedlich ist. Einige Beispiele: Deutschland DE und neun Ziffern, Österreich ATU und acht Ziffern, Niederlande NL, neun Ziffern, der Buchstabe B und zwei Ziffern, Belgien BE und zehn Ziffern, die mit 0 oder 1 beginnen, Frankreich FR, zwei Prüfzeichen und die neunstellige SIREN, Italien IT und elf Ziffern, Polen PL und zehn Ziffern.

In vielen Ländern beantragen Unternehmen die Nummer beim Finanzamt oder der Steuerverwaltung, in einigen wird sie automatisch vergeben. Wo genau, erfahren Sie bei Ihrer Steuerbehörde oder Ihrem Steuerberater.

VIES: wie die Nummer geprüft wird

VIES ist das Prüfsystem der Europäischen Kommission. Es fragt bei der Steuerverwaltung des jeweiligen Landes ab, ob eine USt-ID gültig ist. Je nach Land werden dabei auch Name und Anschrift des Unternehmens angezeigt.

Bei MDH läuft diese Prüfung automatisch, sobald Sie Ihre USt-ID bei der Registrierung eintragen. Das Formular zeigt sofort, ob die Nummer bestätigt wurde. Ist VIES gerade nicht erreichbar, was gelegentlich vorkommt, prüfen wir die Nummer später von Hand.

Ein häufiger Stolperstein: In manchen Ländern ist eine neue Nummer zwar vergeben, aber noch nicht für den Handel innerhalb der EU aktiviert. Dann meldet VIES sie als ungültig. Prüfen Sie Ihre eigene Nummer deshalb vorab selbst auf der VIES-Seite der EU-Kommission.

Reverse Charge verständlich erklärt

Liefert ein deutscher Großhändler Ware an ein Unternehmen mit gültiger USt-ID in einem anderen EU-Land, ist das eine innergemeinschaftliche Lieferung. In Deutschland ist sie von der Umsatzsteuer befreit. Die Rechnung von MDH wird dann ohne deutsche Mehrwertsteuer ausgestellt.

Steuerfrei ist die Ware damit nicht. Die Steuer wird nur dort erhoben, wo die Ware ankommt: Sie als Käufer geben den Einkauf in Ihrer eigenen Umsatzsteuererklärung an und versteuern ihn zum Satz Ihres Landes. Das nennt man innergemeinschaftlichen Erwerb; im Alltag spricht man oft vereinfacht von Reverse Charge oder Steuerschuldnerschaft des Empfängers.

Für Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, gleicht sich das in der Regel in derselben Erklärung wieder aus. Wie das in Ihrem Land konkret aussieht und welche Meldungen nötig sind, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Wichtig: Ohne gültige USt-ID berechnen wir die deutsche Mehrwertsteuer von 19 %. Das gilt auch dann, wenn Ihr Unternehmen im Ausland sitzt.

Was auf der Rechnung steht

Eine Rechnung über eine innergemeinschaftliche Lieferung enthält neben den üblichen Angaben die USt-ID des Verkäufers und die USt-ID des Käufers sowie einen Hinweis, dass die Lieferung steuerfrei ist. Die Rechnung kommt per E-Mail und ist auf Deutsch oder Englisch verständlich.

Achten Sie darauf, dass Firmenname und Anschrift im Händlerkonto genau mit den Daten übereinstimmen, die zu Ihrer USt-ID gespeichert sind. Abweichungen führen sonst zu Rückfragen, bei Ihnen wie bei uns.

Registernachweis aus Ihrem Land

Neben der USt-ID laden Sie bei der Registrierung einen Nachweis über Ihr Unternehmen hoch. In Deutschland ist das die Gewerbeanmeldung oder ein Handelsregisterauszug. Aus anderen Ländern akzeptieren wir den entsprechenden Auszug aus dem nationalen Register, zum Beispiel einen Firmenbuchauszug oder Gewerbeschein aus Österreich oder einen KvK-uittreksel aus den Niederlanden.

Das Dokument darf ein PDF, ein JPG oder ein PNG sein. Es sollte vollständig und gut lesbar sein. Was das Formular im Einzelnen abfragt, beschreibt der Ratgeber Händlerkonto und Gewerbenachweis.

Lieferung ins EU-Ausland: so läuft es ab

Innerhalb Deutschlands verschicken wir standardmäßig per DHL-Paket oder Spedition. In die anderen EU-Länder liefern wir ebenfalls, stimmen die Details aber einzeln ab: ob Paket oder Palette, welche Kosten anfallen und wie lange es dauert, besprechen wir mit Ihnen vor der Bestellung. Die Kasse weist bei einer Lieferadresse außerhalb Deutschlands genau darauf hin.

Eine Alternative ist die Abholung im Lager Mettmann, mit einer eigenen Spedition oder selbst. Bei einer steuerfreien Lieferung muss außerdem belegt werden, dass die Ware tatsächlich in Ihr Land gelangt ist. Diesen Nachweis stimmen wir bei der Lieferanfrage mit Ihnen ab.

Ein Hinweis zur Ware: Unser Sortiment ist für den EU-Binnenmarkt bestimmt und kommt aus offiziellen Vertriebswegen. Unterlagen wie CE-Konformitätserklärungen für Spielwaren oder Halal-Zertifikate für Samyang Buldak erhalten Sie auf Anfrage, und auch Sonderwünsche zu Mengen oder Dokumenten nehmen wir gern auf. Prüfen Sie vor dem Verkauf dennoch, welche Kennzeichnungspflichten in Ihrem Land gelten, zum Beispiel zur Sprache auf dem Etikett.

Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Registrieren: Land wählen, USt-ID eintragen, Firmendaten ergänzen und den Registernachweis hochladen. Das dauert etwa 3 Minuten.

2. Freischaltung: Wir prüfen Nachweis und USt-ID, meist innerhalb von 1–2 Werktagen. Danach sehen Sie Preise und Staffeln.

3. Lieferung abstimmen: Schreiben Sie uns per E-Mail an info@mdh-distribution.com oder per WhatsApp an +49 1556 3188241, welche Artikel und Mengen Sie ungefähr planen und wohin geliefert werden soll. Wir antworten auf Deutsch oder Englisch.

4. Bestellen: Sind Versandweg und Kosten abgestimmt, bestellen Sie wie gewohnt im Shop oder holen die Ware in Mettmann ab.

Händler aus mehreren EU-Ländern kaufen bereits auf diesem Weg bei uns ein. Eine Übersicht nach Ländern finden Sie auf der Seite Großhandel für Händler in Europa, etwa für die Niederlande.

Und Händler außerhalb der EU?

Für die Schweiz und andere Länder außerhalb der EU gelten die Regeln zur USt-ID nicht, denn dort wird ausgeführt und verzollt. Händler aus der Schweiz kontaktieren uns vor der Registrierung per E-Mail oder WhatsApp; Lieferung und Ausfuhr klären wir im Einzelfall.

Für alle anderen Fragen rund um die Registrierung aus dem Ausland erreichen Sie uns auf denselben Wegen.